Datenschutzbedingungen für das Coda Wochenende
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Coda Wochenende ist:
CODA d.a.ch. e.V.
Glüsinger Weg 14a
21255 Tostedt
info@codaach.org
2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Im Rahmen der Anmeldung und Teilnahme am Coda Wochenende erheben und verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
– Name, Vorname
– Geburtsdatum
– Adresse
– Telefonnummer
– E-Mail-Adresse
– Zahlungsinformationen
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verwendet:
– Organisation und Durchführung des Coda Wochenendes
– Kommunikation mit den Teilnehmern
– Abrechnung der Teilnahmegebühr
– Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
4. Speicherung und Weitergabe der Daten
– Deine Daten werden nach der Anmeldung auf unserem Server unzugänglich gespeichert. Zugriff hierauf hat nur unser Admin.
– Das Orga-Team bekommt aus organisatorischen Gründen nach jeder Anmeldung den Namen und die Zimmer-/Tage-Auswahl der angemeldeten Teilnehmerin / des angemeldeten Teilnehmers automatisiert per E-Mail auf das gemeinsame E-Mail-Postfach coda-wochenende@codadach.org gesendet.
– Vor dem Wochenende wird eine Excel-Tabelle mit allen Daten ausgedruckt, damit wir auch unterwegs auf diese zugreifen können.
– Drei Monate nach dem Wochenende werden wir alle Daten von unserem Server löschen und die Excel-Tabellen vernichten. Zudem werden wir das E-Mail-Postfach bereinigen, sodass künftige Organisationsteams keinen Zugriff auf die Konversationen mehr haben.
– Deine Daten werden vom Orga-Team nicht weitergegeben und nur für das Coda-Wochenende gespeichert und verarbeitet.
5. WhatsApp-Gruppe
– Wenn du in die WhatsApp-Gruppe zum Wochenende eingeladen werden möchtest, sei dir bewusst, dass deine Informationen (z. B. Handynummer, Foto) für alle Teilnehmenden der Chatgruppe sichtbar sein können.
6. Foto- und Videoaufnahmen
– Am Wochenende werden nur unter deiner Einwilligung von unserer Seite aus Fotos und Videos für die Webseite und Social-Media-Accounts von CODA d.a.ch. e.V. gemacht. Bevor wir Bilder oder Videos von dir posten, bitten wir dich erneut um Einverständnis.
– Es wird ein allgemeines Gruppenfoto gemacht, die Teilnahme daran ist natürlich freiwillig.
– Wir möchten alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer darauf hinweisen, dass diese Wochenenden für viele Coda etwas sehr Privates sind. Dementsprechend achte bitte beim Erstellen und Verfassen von eigenen Social Media Beiträgen darauf, wer auf den Bildern und Videos zu sehen ist und sorge bitte dafür, dass alle abgebildeten Personen damit einverstanden sind. Sollten wir mitbekommen, dass du gegen diese Richtlinie verstößt, müssen wir dich leider darum bitten, das Wochenende zu verlassen.
7. Vertraulichkeit und Sensibilität
– Neben Fotos und Videos von Teilnehmerinnen und Teilnehmern werden durch Gespräche zwangsläufig sehr persönliche personenbezogene Informationen ausgetauscht. Wichtig für dich zu wissen ist, dass du selbst entscheidest, wie viel du erzählst. Bei uns gilt seit Tag eins der Grundsatz „Alles kann, nichts muss“.
– Behandle zudem sensible Themen und Geschichten von anderen Coda mit der höchsten Vertraulichkeit. Sollten wir mitbekommen, dass du gegen diese Bedingungen verstößt, hat dies einen Ausschluss vom Wochenende zur Folge.
8. Grundsatz
– Grundsätzlich gilt: „Was auf dem Coda Wochenende passiert, bleibt auf dem Coda Wochenende.“ Bei einem Ausschluss vom Coda Wochenende werden keine Kosten rückerstattet.
9. Speicherfristen
– Die personenbezogenen Daten werden nach Ablauf von 3 Monaten nach Ende der Veranstaltung gelöscht.
– Daten, die im Zusammenhang mit der Haftung stehen, werden so lange aufbewahrt, wie sie für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und zur Klärung von Haftungsfragen erforderlich sind.
10. Rechte der betroffenen Personen
Du hast das Recht:
– Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen
– Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
– Löschung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe dem entgegenstehen
– Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen
– Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einzulegen
– Deine Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung
– Datenübertragbarkeit zu verlangen, d.h. du kannst die Bereitstellung der von dir bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen
11. Kontakt für Datenschutzanfragen
Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung deiner personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wende dich bitte an coda-wochenende@codadach.org
12. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.